Văn bản thường thấy trong các doanh nghiệp Nhật

26/11/2019

Khi bạn mới bắt đầu làm việc trong một công ty Nhật chắc hẳn bạn sẽ nhìn thấy rất nhiều những loại giấy tờ. Là một nhân viên, bạn bắt buộc phải biết những loại giấy tờ, văn bản này. Nếu bạn không làm quen, bạn sẽ rất khó khăn trong việc nhớ ý nghĩa cũng như quy tắc soạn thảo của từng loại. Để các bạn hiểu rõ hơn về các loại văn bản, hãy cùng tìm hiểu bài viết dưới đây.

 

1. Các loại văn bản thường được sử dụng 

 

Trong các doanh nghiệp Nhật, họ thường sử dụng các loại văn bản dưới đây:

  • Bản báo cáo: Là văn bản dùng để cung cấp thông tin (về một sự việc nào đó) cho cấp trên hoặc cho những người có liên quan

  • Bản kế hoạch: Là văn bản tóm tắt lại một cách dễ hiểu những nội dung cơ bản hoặc chi tiết về một dự án, ý tưởng mới mà bạn muốn thực hiện. Dựa vào bản kế hoạch mà sếp có thể hiểu được những dự định, ý tưởng, kế hoạch mà bạn muốn làm, từ đó đánh giá được ý tưởng của bạn có khả thi hay không

Các loại văn bản thường được sử dụng

  • Đơn đề nghị phê duyệt: Văn bản này thường được dùng khi bạn muốn làm gì đó mà bạn cần sự đồng ý, phê duyệt của các cấp lãnh đạo trong công ty. 

  • Bản khai báo: Văn bản thường được dùng khi bạn cần khai báo lại với công ty về một sự việc nào đó. Với loại văn bản này, thường các công ty sẽ có form cụ thể 

  • Biên bản cuộc họp: Là văn bản dùng để ghi chép lại nội dung cuộc họp, thường là trong nội bộ công ty.

  • Thông báo cần truyền tay xem và xác nhận: Thường dùng để thông báo các sự kiện -thông tin trong nội bộ công ty. Văn bản sẽ được in và kẹp vào 1 tệp tài liệu để các nhân viên trong công ty truyền tay nhau đọc và đóng dấu xác nhận đã đọc. Như vậy công ty sẽ nắm được việc những ai đã đọc được thông tin.

 

2. Điểm lưu ý khi soạn thảo văn bản

 

Về cách trình bày 

Khi soạn thảo văn bản, bạn cần viết nội dung rõ ràng, đúng sự thật không tối nghĩa tránh gây hiểu nhầm. 

Nếu văn bản nào có mẫu chung thì viết theo đúng mẫu, còn nếu có mẫu riêng của mỗi phòng ban thì hãy chú ý sử dụng mẫu cho phù hợp.

Văn bản trao đổi trong công ty cần đảm bảo phải lịch sự ở mức tối thiểu, thay vì quan trọng hóa lời văn, hãy quan tâm đến việc truyền tải nội dung một cách rõ ràng và hiệu quả.

Điểm lưu ý khi soạn thảo văn bản


Về từ ngữ sử dụng 

Không nên sử dụng kính ngữ một cách thái quá mà bạn nên sử dụng các từ ngữ lịch sự. 

Tùy vào từng loại văn bản cũng như tùy vào từng tình huống mà bạn cần lựa chọn những từ ngữ phù hợp. 

 

Trên đây là những lưu ý trong một số văn bản tại các công ty Nhật, hy vọng sẽ giúp các bạn không quá bỡ ngỡ khi mới vào làm việc. Chúc các bạn thành công!


Tin hữu ích

Xem thêm