Những lưu ý khi sử dụng điện thoại trong các công ty Nhật

08/08/2019

Dù biết rằng điện thoại là nhu cầu không thể thiếu, nhưng việc dùng điện thoại di động trong công việc thường mang tính cá nhân hơn là điện thoại cố định. Nhật là một quốc gia nổi tiếng với phong cách làm việc công tư phân minh, chuyên nghiệp, chỉnh chu. Bài viết dưới đây sẽ nói về những điều cần biết khi sử dụng điện thoại tại các công ty Nhật Bản. 

 

1. Nguyên tắc bạn nên biết khi sử dụng điện thoại trong các công ty Nhật 


Nguyên tắc khi sử dụng điện thoại trong các công ty Nhật 

 

Tại Nhật, có 2 nguyên tắc khi sử dụng điện thoại di động lớn nhất đó là “tránh làm phiền người khác” và “luôn suy nghĩ cho đối phương”. Ở các công ty còn có một số những nguyên tắc khác như: 

  • Luôn nhớ sử dụng điện thoại của công ty để liên lạc giữa các doanh nghiệp với nhau. Một nguyên tắc bất di bất dịch bạn cần phải tuân thủ 

  • Chỉ với trường hợp cấp bách mới gọi lại bằng điện thoại di động. Bạn cần phải hiểu rõ khi nào thì có thể liên lạc bằng điện thoại di động. Hãy luôn xác nhận tình hình hiện tại để quyết định có gọi bằng điện thoại di động hay không. 

  • Tuyệt đối không được sử dụng điện thoại cá nhân trong giờ làm việc. Sử dụng điện thoại trong giờ làm việc là điều rất cấm kỵ Người Nhật cho rằng việc sử dụng điện thoại trong giờ làm việc là không toàn tâm toàn ý cho công việc 

  • Luôn để chế độ im lặng và bật nguồn. Không gian yên tĩnh để mọi người làm việc lại có tiếng kêu từ điện thoại sẽ rất phiền

  • Khi gặp gỡ đối tác hay đàm phán hãy tắt nguồn điện thoại. Việc này sẽ có ích để bạn tập trung vào cuộc họp và khi đàm phán khả năng thành công sẽ cao hơn. 

2. Những lưu ý khi sử dụng điện thoại trong công việc 

 

Để công việc của bạn thuận lợi, bạn hãy ghi nhớ những lưu ý dưới đây: 

 

Lưu ý khi sử dụng điện thoại trong công việc

 

  • Lưu ý khi làm mất điện thoại 

Để phòng tránh những rủi ro, mất mát thông tin đáng tiếc. Bạn nên đặt mật khẩu hoặc các biện pháp bảo mật thông tin để khi mất điện thoại thông tin cá nhân của đối tác không bị rò rỉ. 

  • Không nên hỏi thẳng số điện thoại của người khác 

Mặc dù biết, có số di động sẽ dễ dàng liên lạc hơn nhưng thay vì xin số điện thoại bạn nên xin danh thiếp có ghi số điện thoại và được sự đồng ý bạn mới nên gọi đến số điện thoại của họ.  

  • Khi sử dụng số điện thoại của người khác hãy cẩn trọng

  • Tắt nguồn khi đang họp hặc đàm phán

Để không ảnh hưởng đến cuộc họp hay đàm phán bạn nên tắt nguồn để không gây ảnh hưởng. 

  • Lưu ý chọn địa điểm gọi điện

Bạn nên lưu ý chọn địa điểm gọi điện cho phù hợp. Như thế, cuộc đối thoại của bạn sẽ không bị gián đoạn, đồng thời bạn cũng sẽ không làm ảnh hưởng đến người khác. 

  • Cân nhắc về thời điểm gọi điện thoại 

Khi gọi điện cho đối tác, bạn nên gọi vào giờ hành chính, không nên gọi vào khoảng thời gian nghỉ ngơi của họ. 

  • Xác nhận lại xem đối tác có thích hợp nghe điện không 

Trước khi nói chuyện, bạn hãy hỏi đối tác xem liệu nghe điện thoại bây giờ có được không sau khi đã xác nhận xong thì mới vào chủ đề chính. Nếu điều kiện chưa cho phép thì hãy xin lỗi và hẹn gọi lại sau

  • Không sử dụng điện thoại của công ty vào việc cá nhân

Công ty cấp điện thoại cho bạn là để làm việc chứ không phải vào việc cá nhân của bạn. Nếu bị phát hiện bạn sẽ bị đánh giá thấp bản thân. 

 

Việc tuân theo quy tắc khi sử dụng điện thoại là việc bạn rất nên làm. Bởi việc sử dụng điện thoại di động đúng chuẩn sẽ giúp bạn nâng cao khả năng làm việc của bản thân mà còn giúp ghi dấu ấn tượng tốt trong lòng đối tác. Hãy chú ý ghi nhớ nhé. 


Tin hữu ích

Xem thêm